前文介紹過了建立價(jià)格信息體系，掌握成本分析，管好采購(gòu)人員等削減采購(gòu)成本的方法，本文將繼續(xù)介紹削減采購(gòu)成本的重要方法：管好采購(gòu)過程。
我們可以看作，上一部分為鋪墊采購(gòu)基礎(chǔ)的秣馬厲兵，這一部分則是出動(dòng)真刀真槍的交鋒。
回顧前文：削減采購(gòu)成本的方法（上）
四、管好采購(gòu)過程
采購(gòu)過程的控制非常復(fù)雜，要控制很多方面，也有許多專門的技巧與方法。
1. 采購(gòu)的5R原則
5R原則是采購(gòu)最基本的原則，5R是指適質(zhì)，適量，適價(jià)，適時(shí)與適地。
“適質(zhì)”講的是品質(zhì)始終符合標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量要好，這是采購(gòu)過程中最基本的前提。
“適量”講的是數(shù)量適當(dāng)，不呆料，不囤料。最理想的狀態(tài)是“要多少買多少，不多不少剛剛好”。
“適價(jià)”講的是以合理成本取得所需物料。
“適時(shí)”指的是及時(shí)供應(yīng)，不斷料。常用準(zhǔn)時(shí)交貨率來表示，這與采購(gòu)周期直接相關(guān)，采購(gòu)周期越短，材料準(zhǔn)時(shí)交貨率越高。
“適地”指的是供應(yīng)商距離最短能最快速供料；物料與使用部門距離最短能最快速發(fā)料。這就要求就近采購(gòu)，就近供應(yīng)，因此涉及“采購(gòu)半徑”的縮短。
2. 三個(gè)關(guān)鍵性采購(gòu)原則
5R原則是最基礎(chǔ)的，很容易理解。要做好采購(gòu)過程控制，還得特別關(guān)注三個(gè)關(guān)鍵的采購(gòu)原則:①不要遠(yuǎn)離采購(gòu)部門；②把力量集中在A類材料上；③不要加速完成采購(gòu)。
（1）不要遠(yuǎn)離采購(gòu)部門
不要遠(yuǎn)離采購(gòu)部門就是強(qiáng)調(diào)，公司高層不論對(duì)采購(gòu)熟悉還是不熟悉，都不要與采購(gòu)部門及采購(gòu)人員隔離開來，要參與進(jìn)去。采購(gòu)經(jīng)理要與公司總經(jīng)理保持直線匯報(bào)關(guān)系。最好堅(jiān)持每周與采購(gòu)部門經(jīng)理開一次正式的會(huì)議，讓他貼近匯報(bào)，充分顯示公司對(duì)采購(gòu)的重視。
（2）把力量集中在A類材料上
A類材料是指占了采購(gòu)金額80%比例的那些種類。把力量集中在A類物料上.是為了保證采購(gòu)部門在成本最高的A類物料的選擇、交貨及周轉(zhuǎn)上花最多的工作時(shí)間。
（3）不要加速完成采購(gòu)
要充分利用采購(gòu)部門的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，尋求盡可能低的采購(gòu)價(jià)格與采購(gòu)總成本。不要因?yàn)殇N售預(yù)測(cè)不準(zhǔn)或者缺乏正確的產(chǎn)品供應(yīng)計(jì)劃，就讓采購(gòu)部門迅速采購(gòu)。當(dāng)采購(gòu)部門最關(guān)注的就只有一個(gè)指標(biāo)：交貨期，這時(shí)對(duì)于供應(yīng)商的選擇、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立與溝通、價(jià)格的談判、總成本的控制都難以實(shí)現(xiàn)。最終反過來可能還會(huì)影響正常的生產(chǎn)活動(dòng)，因?yàn)橘I的東西未必真正適用。
3. 采購(gòu)中的ABC管理法
建立一個(gè)有效的、有成本意識(shí)的采購(gòu)部門最重要的一步是執(zhí)行ABC層次系統(tǒng)，要將主要精力集中在A類或AA類材料上，這是成本降低的努力方向。ABO管理的目的是使公司的財(cái)力集中在最重要的項(xiàng)目上。通過掌握A類材料供應(yīng)情況，就可以形成高效的庫(kù)存周轉(zhuǎn)。
前面講到了把力量集中在A類材料上，實(shí)際上就來源于ABC管理法。下面我們來看一看究竟什么是ABC管理法。
ABC管理法
如果公司采購(gòu)的材料種類非常多，甚至A類材料的種類也超過幾十種的話，還可以對(duì)A類材料再進(jìn)行ABC分層，分為AA類、AB類與AC類，并將管理的重點(diǎn)集中在AA類材料上。
4. 招標(biāo)采購(gòu)的技巧
（1）招標(biāo)采購(gòu)的基本原則
招標(biāo)采購(gòu)必須要遵循幾個(gè)基本的原則，即“三公+誠(chéng)信”；公正、公平、公開和誠(chéng)信。
招標(biāo)采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)主要有如下四個(gè)方面：
(1)規(guī)范采購(gòu)行為
招標(biāo)采購(gòu)的基本原則里面強(qiáng)調(diào)了“三公”，即公正、公平與公開，同時(shí)招標(biāo)采購(gòu)有一整套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒?，是由跨部門小組共同參與共同決策的一個(gè)過程。這有利于規(guī)范采購(gòu)行為，減少甚至可以防范采購(gòu)中的不良行為，規(guī)避了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。
(2)降低采購(gòu)價(jià)格
招標(biāo)采購(gòu)時(shí)參與投標(biāo)的往往是多家供應(yīng)商，他們之間互相競(jìng)爭(zhēng)的結(jié)果，有利于招標(biāo)方獲得價(jià)格優(yōu)勢(shì)，從而降低采購(gòu)價(jià)格，甚至實(shí)現(xiàn)最低的采購(gòu)總成本。
(3)獲得更多服務(wù)
除了關(guān)注價(jià)格外，招標(biāo)方在評(píng)標(biāo)時(shí)還需要比較服務(wù)條款等，這就促使供應(yīng)商在服務(wù)方面做出更多的承諾，有利于招標(biāo)方獲得更多服務(wù)。
(4)開發(fā)更多潛在供應(yīng)商
2.兩種常用的招標(biāo)采購(gòu)方式
招標(biāo)采購(gòu)常用的方式有公開招標(biāo)與邀請(qǐng)招標(biāo)兩種，具體如下:
(1)公開招標(biāo)
(2)邀請(qǐng)招標(biāo)
招標(biāo)采購(gòu)要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的流程，只要是采用招標(biāo)采購(gòu)，走的流程都是一樣的。這個(gè)流程反映的是公開招標(biāo)的方式，里面清楚表達(dá)了如何發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、確定評(píng)委、開標(biāo)，評(píng)標(biāo)以及中標(biāo)，但如果是邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，在發(fā)標(biāo)上投標(biāo)環(huán)節(jié)會(huì)簡(jiǎn)化一些。
招標(biāo)采購(gòu)流程
3. 招標(biāo)采購(gòu)的流程
(1)發(fā)標(biāo)與投標(biāo)
發(fā)標(biāo)方先要制作一個(gè)標(biāo)書，標(biāo)書經(jīng)過審批之后進(jìn)行上傳，傳到相應(yīng)的一些公開渠道。標(biāo)書通過公開渠道公布之后，投標(biāo)方能査閱到這個(gè)公告，然后下載，制作并提交完成的標(biāo)書。
(2)開標(biāo)、評(píng)標(biāo)與中標(biāo)
標(biāo)書提交上來之后，發(fā)標(biāo)方組織成立一個(gè)評(píng)審小組。評(píng)委可以從專家?guī)炖锩嫒ミx擇，也可以由公司內(nèi)部來自不同部門的有資質(zhì)的成員擔(dān)任。如果是國(guó)有的企業(yè)，將嚴(yán)格按照規(guī)定，從專家?guī)炖锩骐S機(jī)選擇評(píng)委，以防止一些利害沖突。
接下來是開標(biāo)，并按照事前確定的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)標(biāo)。最符合條件的供應(yīng)商將被確定中標(biāo)，然后宣布并公示，最后通知給中標(biāo)方，就完成了整個(gè)招標(biāo)采購(gòu)的流程。
4.如何評(píng)標(biāo)
評(píng)委們?cè)谠u(píng)標(biāo)時(shí)，通常采用綜合評(píng)分法，嚴(yán)格地遵循如下的四個(gè)步驟：
(1)符合性評(píng)審
(2)技術(shù)性審評(píng)
(3)商務(wù)性審評(píng)
(4)綜合性審評(píng)
5. 招標(biāo)采購(gòu)的幾個(gè)小技巧
(1)宣布凍結(jié)甚至削減價(jià)格：絕不接受漲價(jià)。
(2)A類材料每年至少競(jìng)標(biāo)一次并且公開進(jìn)行，也可以將競(jìng)標(biāo)當(dāng)做一種手段去壓價(jià)。
(3)招標(biāo)采購(gòu)時(shí)開標(biāo)與評(píng)標(biāo)可以參照寶潔公司的做法。
案例：寶潔公司的開標(biāo)與評(píng)標(biāo)
第一輪，各個(gè)供應(yīng)商投標(biāo)完成后，評(píng)委立即開始打分，系統(tǒng)可以很快統(tǒng)計(jì)出結(jié)果。之后把所有供應(yīng)商集中起來，通報(bào)第一輪的結(jié)果。然后給一定的時(shí)間休息與準(zhǔn)備，再轉(zhuǎn)入第二輪投標(biāo)與評(píng)標(biāo)。
第二輪之后，再次集中通報(bào)結(jié)果，才進(jìn)入最后一輪。
最后一輪，競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)到了白熱化。經(jīng)過前兩輪的對(duì)比，供應(yīng)商們都已心中有數(shù)、但又各自心懷鬼胎，在戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢中投下最后的標(biāo)書，焦急地等待著寶潔的開標(biāo)。寶潔公司的評(píng)委們深知供應(yīng)商的心理，第三輪的評(píng)標(biāo)會(huì)相對(duì)漫長(zhǎng)一些，一是為了顯示謹(jǐn)慎與莊嚴(yán)，二是為了制造一種緊張氛圍。評(píng)標(biāo)結(jié)果出來之后，再次集中通報(bào)，并宣布最高分者中標(biāo)，并對(duì)所有供應(yīng)商致謝。
5. 競(jìng)爭(zhēng)性談判技巧
有人認(rèn)為，采購(gòu)就是做兩件事情:貨源，再貨源。談判，再談判。找到合適的貨源，談判合適的條款，這就是采購(gòu)的主要內(nèi)容，可見談判對(duì)于采購(gòu)的重要性。談判時(shí)有多個(gè)可選擇的貨源，就可以開展競(jìng)爭(zhēng)性的談判。
（1）成功采購(gòu)談判的三個(gè)要素
一個(gè)成功的采購(gòu)談判，需要同時(shí)具備三個(gè)條件:①可達(dá)成協(xié)議;②要富有效率:③能維持關(guān)系。
衡量談判是否成功，最基本的依據(jù)是簽署一個(gè)雙方認(rèn)同的有效力的協(xié)議;
同時(shí)還要看花了多少時(shí)間去達(dá)成這一個(gè)協(xié)議，花的時(shí)間太長(zhǎng)，效率太低，談判也不算成功;最后還要看能否維持雙方的關(guān)系，簽署協(xié)議只是一個(gè)開始，更重要的是執(zhí)行協(xié)議，協(xié)議能否順利執(zhí)行取決于雙方的關(guān)系。
（2）不要讓你的采購(gòu)人員談價(jià)格
這句話的本質(zhì)含義是：在談判價(jià)格的時(shí)候，要通過一個(gè)“跨部門小組”去執(zhí)行。
跨部門小組的成員將來自生產(chǎn)需求部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門或者內(nèi)部審計(jì)部門。采購(gòu)人員仍然參與其中。
在談判中真正砍價(jià)的時(shí)候，最好的辦法是有“砍價(jià)專家”專司此職，這也符合價(jià)格談判的獨(dú)立性原則。“砍價(jià)專家”要有異常強(qiáng)烈的成本意識(shí)，并且事先充分了解供應(yīng)市場(chǎng)，尤其要熟悉有關(guān)材料的價(jià)格構(gòu)成。“砍價(jià)專家”往往也不是采購(gòu)人員，不需要過分顧忌對(duì)方感受。由他們大刀闊斧地砍價(jià)，逼著供應(yīng)商就范。談判結(jié)束后，由采購(gòu)人員安撫他們的情緒。
（3）談判準(zhǔn)備比談判本身重要
一個(gè)完整的談判過程包括是哪個(gè)環(huán)節(jié)：坦帕準(zhǔn)備、外部談判以及談判總結(jié)。
談判過程簡(jiǎn)述
6. 集中采購(gòu)的威力
集中采購(gòu)又叫做采購(gòu)的中央化，它與分散采購(gòu)是相對(duì)立的。集中采購(gòu)是將所有采購(gòu)的職能集中到采購(gòu)部門，公司購(gòu)買任何產(chǎn)品或者服務(wù)都通過采購(gòu)部門來執(zhí)行。
（1）走向集中采購(gòu)的三個(gè)階段
如果一個(gè)公司之前是分散采購(gòu)，走向集中采購(gòu)時(shí)往往要經(jīng)歷三個(gè)階段：
- 完全分散采購(gòu)。不集中，但開始傳播集中采購(gòu)的理念。
- 集中采購(gòu)與分散采購(gòu)并存。通用的產(chǎn)品先集中采購(gòu)，不通用的仍然分散采購(gòu)，或者實(shí)行“統(tǒng)談分簽”。
- 完全集中采購(gòu)。這是真正意義上的集中采購(gòu)，可以充分發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)，充分體現(xiàn)集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。
（2）集中采購(gòu)的三個(gè)層次
- 第一個(gè)層次：將所有采購(gòu)的職能集中到采購(gòu)部門。
- 第二個(gè)層次：標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的采購(gòu)向單一供應(yīng)商集中。既可以減少了供應(yīng)商數(shù)目，又能將有限的采購(gòu)資源向優(yōu)秀供應(yīng)商集中，可以獲得更好的質(zhì)量、價(jià)格、交貨以及服務(wù)保證。
- 第三個(gè)層次：不同產(chǎn)品的采購(gòu)向同一個(gè)供應(yīng)商集中。
采購(gòu)部門盡可能向同一個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)不同的產(chǎn)品。集成供應(yīng)的結(jié)果可以節(jié)省交易成本，同時(shí)因?yàn)橐?guī)模更大，也增加了采購(gòu)談判的力度，有利于獲得更低的采購(gòu)價(jià)格。
（3）集中采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)
分散采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是：適用性、靈活性以及速度與效率。
集中采購(gòu)最大的優(yōu)點(diǎn)是采購(gòu)總成本最低，具體來講可以總結(jié)為如下七點(diǎn):
(1)采購(gòu)量大，總成本降低，交期也更有保證。
(2)所購(gòu)物品容易標(biāo)準(zhǔn)化。
(3)采購(gòu)管理簡(jiǎn)單化。
(4)不會(huì)因物資短缺內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致價(jià)格上漲。
(5)有利于采購(gòu)專業(yè)化分工與專業(yè)技能提升。
(6)推動(dòng)供應(yīng)商的有效管理。
(7)有利于對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行更有效的控制。
7. 鼓勵(lì)供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)
合理競(jìng)爭(zhēng)可以降低成本，利于持續(xù)改善，最終形成雙贏的合作伙伴關(guān)系。
供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)手段通常有兩種：一是差異化，二是低價(jià)格，而低價(jià)格用得更加普遍。新的供應(yīng)商想要和你做生意，在質(zhì)量認(rèn)可的前提下，往往會(huì)以低價(jià)進(jìn)入。有了備選的供應(yīng)商，才可以挑起他們之間的競(jìng)爭(zhēng)。
在競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下，避免對(duì)單一供應(yīng)商產(chǎn)生依賴性，從而降低配合度。開發(fā)新的供應(yīng)商，以應(yīng)對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商無法提供滿意的質(zhì)量、成本和服務(wù)要求的情況。
8. 包裝和運(yùn)輸優(yōu)化
包裝與運(yùn)輸優(yōu)化是降低采購(gòu)總成本的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在采購(gòu)訂單上必須清楚說明包裝與運(yùn)輸要求，這對(duì)進(jìn)出口貿(mào)易尤其重要。要保證從采購(gòu)、生產(chǎn)到交貨所有的成本都是最低的。
（1）包裝優(yōu)化
包裝最重要的功能是保護(hù)內(nèi)容物的質(zhì)量以及運(yùn)輸與搬運(yùn)的效率，只要實(shí)現(xiàn)這些功能就可以了，任何過度的包裝都是浪費(fèi)。
包裝優(yōu)化的方法有如下幾種:
- 改變材質(zhì)。比如以塑料包裝代替紙質(zhì)包裝。
- 改變用量。比如包材厚度或者重量的改變。
- 多用標(biāo)準(zhǔn)包裝或者中性包裝。不僅可以節(jié)省印刷費(fèi)用，更因?yàn)榭梢噪S采購(gòu)量的增加而降低采購(gòu)成本，同時(shí)還可以減少庫(kù)存，降低倉(cāng)儲(chǔ)成本。改為中性包裝后可以貼標(biāo)簽來區(qū)分不同的產(chǎn)品。
- 增加重復(fù)使用次數(shù)。在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，包裝盡可能多次重復(fù)使用。
- 改變運(yùn)輸方式也有利于包裝優(yōu)化。
- 建立生產(chǎn)聯(lián)盟也有利于優(yōu)化包裝。
（2）運(yùn)輸優(yōu)化
運(yùn)輸優(yōu)化有利于降低運(yùn)輸成本。優(yōu)化運(yùn)輸要控制好報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)與結(jié)算環(huán)節(jié)，這兩個(gè)環(huán)節(jié)都涉及幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：運(yùn)輸量、運(yùn)輸價(jià)格、運(yùn)輸距離、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸目的地、到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸單據(jù)以及信息交換等。這些關(guān)鍵點(diǎn)最終影響到運(yùn)輸?shù)馁|(zhì)量、效率與成本，因此要仔細(xì)檢查與核實(shí)，以防發(fā)生錯(cuò)誤。所有的內(nèi)容最后通過運(yùn)輸合同來約定。
9. 延長(zhǎng)付款時(shí)間
每個(gè)企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)中都非常關(guān)注應(yīng)收款與應(yīng)付款的管理。其基本思想就是應(yīng)收款盡早收回，應(yīng)付款延遲付出。降低成本的另一個(gè)簡(jiǎn)單方法就是延長(zhǎng)付款時(shí)間。
大多數(shù)供應(yīng)商寧愿多等一段時(shí)間，而不愿失去生意。延長(zhǎng)付款時(shí)間可以為公司爭(zhēng)取更多的現(xiàn)金流，有利于提高資金效率，減少資金占用成本。因?yàn)楫?dāng)你將貨款付出之后，采購(gòu)回來的材料可能還沒有使用完。
需要注意的是，這里所講的延長(zhǎng)付款時(shí)間，是指在與供應(yīng)商談判時(shí)，要爭(zhēng)取更有利的付款條件，盡可能延長(zhǎng)付款時(shí)間，然后在合同里面確定下來。但一旦確定下來，無論是30天，45天還是60天，到期該付款的時(shí)候就一定要及時(shí)付款。這與平時(shí)有些公司故意拖延貨款是兩回事，不能混為一談。畢竟商業(yè)信用是一件非常嚴(yán)肅的事，對(duì)于維持雙方長(zhǎng)期友好的合作至關(guān)重要。
10.大力實(shí)施材料標(biāo)準(zhǔn)化
標(biāo)準(zhǔn)化可以降低總成本。有時(shí)為了總體上更大的節(jié)省，在某些環(huán)節(jié)成本也可能增加。
標(biāo)準(zhǔn)化的需求主要體現(xiàn)在新產(chǎn)品開發(fā)過程電。在開發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，技術(shù)人員傾向于嘗試各種不同的技術(shù)與材料，很容易讓采購(gòu)的清單越來越長(zhǎng)，批量越來越小，從而削弱未來采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，甚至讓采購(gòu)變得非常復(fù)雜。
這就要求采購(gòu)在新產(chǎn)品開發(fā)過程早期就參與進(jìn)去，幫助研發(fā)部門盡可能多地利用現(xiàn)有的原材料以及包裝材料進(jìn)行新產(chǎn)品的開發(fā)，從而減少采購(gòu)的種類，有利干形成規(guī)模效應(yīng)，從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的降低。
在生產(chǎn)過程中，持續(xù)推動(dòng)材料與包裝的標(biāo)準(zhǔn)化工作，也能起到相同的作用，比如中性包裝的應(yīng)用等。
11. 絕不簽署來自對(duì)方的格式合同
采購(gòu)人員必須熟讀兩部法律文件，一部是之前提到的《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》，另一部就是《中華人民共和國(guó)合同法》。
采購(gòu)合同管理最重要：1.絕不簽署來自對(duì)方的格式合同；2.善用補(bǔ)充條款；
合同評(píng)審要由專業(yè)的法律人士去做，要么是公司自己的法律部門，要么是公司聘請(qǐng)的法律顧問。通過嚴(yán)格的合同評(píng)審，可以充分保障權(quán)益，降低風(fēng)險(xiǎn)。
參考來源：《削減工廠成本的五大方法》，機(jī)械工業(yè)出版社，作者周云
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