編者按：
在合規(guī)合法的前提下探索如何使科研院所非招標(biāo)方式采購工作更加科學(xué)高效，減少或消除價格風(fēng)險，是一項具有挑戰(zhàn)性和專業(yè)性的工作。本文從近兩年某科研院所物資非招標(biāo)方式采購的實踐出發(fā)，分析非招標(biāo)方式采購各個環(huán)節(jié)的難點和經(jīng)驗，為進(jìn)一步提高科研院所物資供應(yīng)管理水平提供參考。
近年來，科技領(lǐng)域“放管服”改革的不斷深化賦予了科研人員更大的自主權(quán)，同招標(biāo)采購一樣，如何在嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)物資供應(yīng)管理各項規(guī)定的前提下，進(jìn)一步提升科研院所物資供應(yīng)效率和質(zhì)量，是當(dāng)前科研院所物資采購工作實踐中的要點和難點。
一
非招標(biāo)方式采購的基本內(nèi)容及利弊對比
1.非招標(biāo)方式采購的基本內(nèi)容
非招標(biāo)方式采購是指用招標(biāo)以外的方式進(jìn)行采購，包括談判采購、詢比價采購、直接采購、競價采購等。
根據(jù)物資、項目特點不同，非招標(biāo)方式采購也有其不同的適用性。
談判采購適用于采購需求不明確、實施方案不明確、或市場競爭不充分，潛在供應(yīng)商不足三家的情況。
詢比價采購適用于采購人可準(zhǔn)確提出采購項目需求和技術(shù)要求，市場競爭比較充分的采購項目。
直接采購又稱單一來源采購，采購人通過組建談判小組與一家供應(yīng)商進(jìn)行談判，直接采購是一種非競爭性的采購方式，適用于采購項目為特定專利或?qū)Ｓ屑夹g(shù)，原設(shè)備、裝置、系統(tǒng)配套的物資或供應(yīng)資源數(shù)量極少等情況。
競價采購則適用于技術(shù)通用、標(biāo)準(zhǔn)明確、市場競爭充分的采購項目，靠價格取勝。
2.非招標(biāo)方式采購的利弊對比，如表1所標(biāo)。
二
科研院所的物資需求特點與物資采購現(xiàn)狀
科研院所與生產(chǎn)型企業(yè)的物資需求存在著明顯差別，具有需求計劃繁多、品種雜、數(shù)量少、頻次低、通用性小、總金額低、需求緊急等特點。在嚴(yán)格落實企業(yè)物資招標(biāo)采購管理“應(yīng)招必招、能招盡招”的原則下保障科研供應(yīng)效率和質(zhì)量，需要物資供應(yīng)人員積極探索創(chuàng)新。通過統(tǒng)計2019年某科研院所的物資采購情況可以看出：招標(biāo)采購、詢比價采購、直接采購是某科研院所常用的物資采購方式（見表2）。
三
詢比價采購的實踐與經(jīng)驗
1.科學(xué)編制采購預(yù)案
針對各類需求物資的特點，科學(xué)編制采購預(yù)案。對需求頻次較高、可預(yù)測需求的物資，如化學(xué)試劑、玻璃儀器、實驗氣體等，通過定向或公開詢比價的方式（估算金額50萬元以下）簽訂企業(yè)自采框架協(xié)議，減少一單一采操作，提高采購效率。對技術(shù)復(fù)雜、非標(biāo)、難以集合需求形成批量采購的物資，在編制采購預(yù)案之前，應(yīng)通過充分調(diào)研溝通，了解生產(chǎn)周期、供貨流程、付款方式、運(yùn)輸方式等，根據(jù)物資特點，優(yōu)先選擇具有相應(yīng)產(chǎn)品目錄的供應(yīng)資源。
公開詢比價采購預(yù)案中設(shè)置資格條件時，應(yīng)根據(jù)所采購物資的實際需求條件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、市場競爭情況等因素合理設(shè)置，避免不合理的條件限制、排斥潛在競價供應(yīng)商，造成競爭不足。
2.充分調(diào)研論證，降低價格風(fēng)險
在開展物資采購工作前，應(yīng)多渠道開展價格調(diào)研，充分了解物資市場供需情況及價格走勢分析，利用BW系統(tǒng)和行業(yè)業(yè)務(wù)公開系統(tǒng)，加強(qiáng)日常價格比對分析；通過與科研需求用戶溝通交流，了解物資技術(shù)要求、特點及成本構(gòu)成、決定價格的主次因素，利用各類網(wǎng)絡(luò)平臺核查及以往采購經(jīng)驗評判供應(yīng)商報價情況，保障采購價格的科學(xué)合理。
3.合理設(shè)定采購目標(biāo)價
設(shè)置合理采購目標(biāo)價多用于投資類的項目采購，因其有資金指標(biāo)或采購人對采購項目非常了解，清楚其價格上限，因而設(shè)置采購目標(biāo)價可在一定程度上防范采購價格風(fēng)險。采購目標(biāo)價的設(shè)定過高，形同虛設(shè)，造成采購資金浪費；采購目標(biāo)價設(shè)定過低則可能消磨掉供應(yīng)商的積極性，造成詢比價失敗。投資資金金額、歷史采購價、BW價格數(shù)據(jù)庫中的采購記錄價格（如中石化物資供應(yīng)管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計庫）可作為采購目標(biāo)價設(shè)定的依據(jù)，然而充分地了解市場規(guī)律及項目特點，才是采購目標(biāo)價得以合理設(shè)定的保障。
4.強(qiáng)化供應(yīng)資源管理，防范供應(yīng)及質(zhì)量風(fēng)險
一是引進(jìn)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)資源，優(yōu)化供應(yīng)資源結(jié)構(gòu)，優(yōu)選生產(chǎn)廠或品牌商參與采購，減少中間商、經(jīng)銷商選擇。二是嚴(yán)格審查供應(yīng)商資質(zhì)，不定期開展供應(yīng)商經(jīng)營狀況、內(nèi)部控制、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營等的考察或評價。三是強(qiáng)化過程質(zhì)量風(fēng)險管控，建立重點供應(yīng)商資質(zhì)監(jiān)控臺賬和質(zhì)量問題臺賬，搭建質(zhì)量反饋機(jī)制，全面強(qiáng)化質(zhì)量驗收和檢驗，實現(xiàn)物資采購的閉環(huán)管理。
四
直接采購的實踐與經(jīng)驗
1.科研院所實施直接采購的前提
針對科研物資需求緊急、通用性小的特點，物資供應(yīng)部門在秉持“應(yīng)招必招、能招盡招”的剛性要求以及“程序不可逾越、進(jìn)程可以加快”的原則下，對不滿足招標(biāo)條件的科研物資，尤其是大型科研設(shè)備、儀器及主機(jī)備件等，可通過辦理相關(guān)手續(xù)，實施直接采購；對金額超過50萬元，能夠滿足招標(biāo)條件的“能招盡招”物資，必須實施招標(biāo)采購。
2.直接采購的實踐與經(jīng)驗
嚴(yán)格履行直接采購程序。一是通過制定直接采購的管理制度，從源頭上嚴(yán)格直接采購的論證與審批程序。二是按照企業(yè)業(yè)務(wù)公開要求，在采購前及采購?fù)瓿珊?，及時做好公示公開工作。
3.把控采購價格
直接采購的物資，因缺乏市場通用性，買方了解市場價格的渠道較窄，采購價格無法合理掌控。在采購過程中，賣方往往憑借其市場資源稀缺性和壟斷地位而呈現(xiàn)強(qiáng)勢，擁有定價權(quán)?？偨Y(jié)以往實踐經(jīng)驗，物資采購人員可通過采取如下措施把控采購價格。一是多方位對比同類或同種物資價格。如在某控制系統(tǒng)的備件直接采購中，采購人員前期通過查詢賣方公司與集團(tuán)總部以往簽訂的裝置及備件框架協(xié)議價格，了解到備件的平均折扣率，以此為談判籌碼，向賣方爭取到了列單價50%的折扣率，節(jié)約采購資金30余萬元。二是與科研需求用戶共同調(diào)研，了解物資相關(guān)的原材料費、運(yùn)費、進(jìn)口稅費、安裝及服務(wù)等，在商務(wù)談判時根據(jù)具體情況，可要求賣方分項報價，從而掌握一定的談判主動權(quán)。三是充分運(yùn)用談判技巧達(dá)成合作共贏。直接采購的談判，是雙方人員斗智斗勇的博弈，談判時表達(dá)合作誠意但據(jù)理力爭，抓大放小化解難題，可達(dá)到事半功倍的效果。
4.控制過程風(fēng)險
一是盡可能地與生產(chǎn)廠家達(dá)成合作。通常情況下，科研儀器設(shè)備因其高精尖的特點，生產(chǎn)廠家多在海外，而主機(jī)設(shè)備、裝置備件的直接采購，因其數(shù)量少或金額小，往往向其經(jīng)銷商或代理商發(fā)起。因此，嚴(yán)格審核經(jīng)銷商、代理商的授權(quán)證書，是降低供應(yīng)風(fēng)險的前提。二是嚴(yán)格采購合同的簽訂。雖然采購過程中雙方經(jīng)過多次溝通交流甚至有過長期合作，但對涉及交貨期限、違約責(zé)任、技術(shù)服務(wù)及安裝調(diào)試等關(guān)鍵事項，不可口頭約定，須切實反映在合同條款中，這不僅能夠約束供應(yīng)商行為，保護(hù)雙方權(quán)利與義務(wù)，也是控制過程風(fēng)險的關(guān)鍵。
五
小結(jié)
科學(xué)選用詢比價采購、積極推進(jìn)招標(biāo)采購、實事求是開展直接采購，思考探索規(guī)范高效的物資采購供應(yīng)模式，是某科研院所物資供應(yīng)人員近年來不斷實踐的經(jīng)驗沉淀。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”采購的不斷深化，非招標(biāo)方式采購也依托電子商務(wù)系統(tǒng)、易派客等平臺實現(xiàn)了全流程電子化操作，通過專業(yè)化、規(guī)范化地發(fā)布詢價書、采購公告公示以及依法公開相關(guān)信息，使得采購過程更加公正、科學(xué)、透明。以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)共享技術(shù)支撐的電子化操作，在為采購與供應(yīng)提供諸多便利的同時，數(shù)據(jù)可追溯、可統(tǒng)計，更為監(jiān)察審計提供可靠支撐。
作者：任?靜
作者單位：上海石油化工研究院
來源：《招標(biāo)采購管理》2022年第2期
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