采購中的合同管理用于管理與供應(yīng)商、客戶和其他第三方的端到端合同。
合同管理流程包括合同申請或啟動(dòng)、編寫、談判/修訂和批準(zhǔn)階段、執(zhí)行和簽署以及義務(wù)監(jiān)控、續(xù)簽、修訂和到期。
對于一些企業(yè)來說，采購合同管理的部分甚至全部可能是手動(dòng)操作的，這可能會(huì)影響供應(yīng)商管理效率。
采購合同管理的關(guān)鍵步驟
概括來說，采購合同管理過程有7個(gè)主要步驟：
步驟1-請求或啟動(dòng)：
企業(yè)用戶請求新合同或?qū)彶楝F(xiàn)有合同的能力。根據(jù)需要，可以將此請求發(fā)送到采購和/或法律部門，為審查和處理請求提供一個(gè)中心位置。
步驟2-合同創(chuàng)建與編寫：
合同創(chuàng)建和編寫是使用現(xiàn)有和已批準(zhǔn)的模板和條款結(jié)合一組業(yè)務(wù)規(guī)則組合成合同的過程。
此自助服務(wù)功能允許用戶在法律團(tuán)隊(duì)設(shè)定的范圍內(nèi)獨(dú)立創(chuàng)建合同，從而提高合同周期的速度和效率。
步驟3-合同談判與審查：
此時(shí)合同已與另一方共享，并開始修訂和談判過程。這一階段的關(guān)鍵是與內(nèi)部用戶以及第三方（如供應(yīng)商）協(xié)作的能力。
良好的文檔比較、更改跟蹤、版本控制和審核跟蹤對于此過程的順利運(yùn)行非常重要。
步驟4-合同審批和執(zhí)行：
合同審批工作流通過確保所有需要審批的人都這樣做，從而保持流程高效運(yùn)行。
無論是合同所有或特定部分需要批準(zhǔn)的串行或并行工作流，工作流通常都可以根據(jù)合同類型、地區(qū)、金額、實(shí)體、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行配置。通過電子簽名執(zhí)行合同有助于流程的順利結(jié)束。
步驟5-合同執(zhí)行與分析：
與合同生效時(shí)相比，簽署后的工作與簽署前的工作同樣重要，甚至可能更重要。因此，了解合同的執(zhí)行情況非常重要。
合同生命周期可以持續(xù)幾年，通常涉及許多里程碑和義務(wù)、付款、回扣、折扣等。了解這些，跟蹤、分配和完成這些對實(shí)現(xiàn)合同價(jià)值至關(guān)重要。
同樣重要的是評估合同整個(gè)生命周期的風(fēng)險(xiǎn)，隨著法規(guī)的變化或業(yè)務(wù)的發(fā)展，某些合同可能需要修改以反映新的環(huán)境。
步驟6-合同修訂：
修訂是合同生命周期的一部分。與原始合同相比，事情發(fā)生了變化，需要有效地處理修訂，同時(shí)不影響現(xiàn)有的流程或指導(dǎo)方針。
合同管理工具使此過程變得簡單，并跟蹤所有更改。
步驟7-合同到期或續(xù)訂：
通過自動(dòng)警報(bào)和通知了解哪些合同即將到期或續(xù)簽，可以極大地幫助法律團(tuán)隊(duì)優(yōu)先安排時(shí)間。
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