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大家好！
昨天我和大家列舉了一些重要的“關(guān)鍵算子”，通過這些關(guān)鍵算子，在線數(shù)據(jù)表上各種數(shù)據(jù)所反映出來的狀態(tài)和趨勢將變得更為精細(xì)化，為行政采購工作的精細(xì)化添磚加瓦。
在今天的文章中，我將和大家分享一下如何通過“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表”的方式，將這些過程指標(biāo)與主表的管理聯(lián)系在一起。
與上一篇文章相比，本篇更為注重落地和實踐。
關(guān)于“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表”
這里我結(jié)合過往的經(jīng)驗，對如何將關(guān)鍵算子結(jié)合到主數(shù)據(jù)表中進(jìn)行簡單的說明。
相信大家已經(jīng)在上文的描述中發(fā)現(xiàn)了一些蛛絲馬跡，即我們可以針對每一個算子，設(shè)計相應(yīng)的數(shù)據(jù)表，然后通過公式聯(lián)立到主表之中，參與主表中的各種運(yùn)算，最終呈現(xiàn)的將是運(yùn)算結(jié)果。
這樣做的目的只有一個，也就是確保這些算子能夠獨立進(jìn)行維護(hù)。
什么叫獨立維護(hù)呢？
首先，我們需要知道，行政采購工作并不會是一成不變的，采購的物資類型也會隨著企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)的變化而出現(xiàn)差異，這就決定了這些算子會經(jīng)常發(fā)生改變和更新的。
用過Excel的同學(xué)都知道，如果要在某個（列）單元格上實現(xiàn)下拉列表功能的話，需要進(jìn)入“數(shù)據(jù)驗證”功能進(jìn)行相應(yīng)的配置，主要是在配置框中定義相應(yīng)的選項。
如果是在配置框中直接定義下拉列表選項的話，那么一旦需要修改配置項的話，需要手動選中所有的單元格，然后進(jìn)入配置對話框中進(jìn)行修改，效率非常低，并且非常容易出錯。
我的日常習(xí)慣是，針對于這些選項，我會在Excel中新建一個過程表，在過程表中的某一列上輸入各個選項，一個單元格對應(yīng)一個選項，然后在配置對話框中選中這一列就行了。
這就是數(shù)據(jù)表中的“引用”原則，當(dāng)引用源出現(xiàn)變化時，所有的相關(guān)引用都會同步更新。
這樣做有兩個好處。
首先，這些選項更為醒目，便于在選項設(shè)計時實現(xiàn)“所見即所得”式的對照，
其次，一旦這些選項出現(xiàn)修改后，那么直接在過程表上進(jìn)行一次“單點更新”即可，更新的結(jié)果將會直接反映在所有聯(lián)立的單元格中，實現(xiàn)一種半自動的更新。
三類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表
第一類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表是采購物資名錄。
采購物資是行政采購工作的核心數(shù)據(jù)之一，也是“數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)”，采購工作的所有環(huán)節(jié)都與該數(shù)據(jù)密切相關(guān)。
無論是通過在線數(shù)據(jù)表對行政采購工作進(jìn)行管理，還是通過復(fù)雜的系統(tǒng)進(jìn)行管理，我們都需要在系統(tǒng)中輸入采購物資名錄。
一個詳實準(zhǔn)確、符合當(dāng)前行政采購現(xiàn)狀的詳表對于后續(xù)的工作非常重要。
在此基礎(chǔ)上，我們可以衍生出更多的二級數(shù)據(jù)表，也就是采購物資與其相關(guān)算子的對照數(shù)據(jù)表。
如果大家管理過其他業(yè)務(wù)模塊的話，那么也一定會遇到這樣的“數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)”。
比如對于人力資源部門的全員名單，在這樣一份名單中，會包含每個人的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如入職日期、身份證號、學(xué)歷、試用期時間等，這一全員名單也是后續(xù)實施人力資源管理的基礎(chǔ)。
同樣地，基于這張全員名單，我們可以補(bǔ)充相應(yīng)的對照項，比如上一篇中所說的各種閾值，從而形成相第三類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，也就是“算子對照清單”。
第二類數(shù)據(jù)表是備用物資名錄。
在行政采購工作中，我們大概率會遇到物資缺貨的情況，特別是因為一些不可抗力所導(dǎo)致的，因此我們需要有一個“備用物資名錄”。
?根據(jù)上述原則二，我們需要針對一些風(fēng)險事項做好相應(yīng)的替代方案，比如，一些可能存在的物資缺貨現(xiàn)象是重要的風(fēng)險事項之一，是需要我們盡力消除的。
備用物資名錄的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)仍然來源于“物資名錄”中所有涉及到的采購物資，在這些物資的基礎(chǔ)上，找到具有風(fēng)險的物資，然后結(jié)合過往的經(jīng)驗和一定的調(diào)研工作，一一增加多個可替代方案，以備不時之需。
這一類數(shù)據(jù)表可以和主表進(jìn)行關(guān)聯(lián)，主要方式是在主表中增加相應(yīng)的引用列，當(dāng)新增了某一個物資的條目時，該列中將自動提示相應(yīng)的替代方案。
不過，我的建議是不與主表進(jìn)行關(guān)聯(lián)，而是作為一張單獨的表維護(hù)，只有在需要時，才進(jìn)行對照查看，這樣不會影響主表的體驗。
第三類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表則是相應(yīng)的算子對照清單。
算子對照清單就是上一篇文章中所說的各種閾值，比如建議采購數(shù)量、通常采購時長等，每一個閾值對應(yīng)一張對照清單。
這類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表是直接與主表進(jìn)行關(guān)聯(lián)的，可以引用作為主表中相關(guān)下拉列表的選項，也可以通過lookup系函數(shù)參與主表上更為精細(xì)化的運(yùn)算。
大家如果感興趣的話，可以按照上述說明進(jìn)行嘗試，這樣的方式不僅僅可以用于本專題所專注的行政采購類事項，也能夠用于其他事項。
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作者 Meta煙中雯城
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