剛過上幾天閑逸的生活，不曾想疫情又出現(xiàn)了新一輪反撲。在過去兩年里，反復(fù)無常的疫情此起彼伏，徹底攪亂了房地產(chǎn)這潭本不平靜的池水。辦公方式變了，營銷思路變了，盈利模式變了……而跟不上這些變化的人，可能連工作都變了。
既然徹底清除疫情是一件任重道遠(yuǎn)的事情，那么大家不妨把這種“反復(fù)無?！碑?dāng)成一種“習(xí)以為常”。好比行駛在大海上的航船，不應(yīng)該等到風(fēng)平浪靜的時(shí)候再出發(fā)，而要加快練就乘風(fēng)破浪的本領(lǐng)。
其實(shí)在疫情風(fēng)暴出現(xiàn)之后，不少房企開始有意識(shí)地把核心業(yè)務(wù)搬到線上，采用遠(yuǎn)程辦公，比如線上售樓處、線上招采。這樣即便被疫情限制出行，各部門之間的業(yè)務(wù)配合也不會(huì)掉鏈子。今天就帶大家深入了解，遠(yuǎn)程采購能給房企創(chuàng)造哪些價(jià)值。
01 房企采購形同大海撈針
首要解決“找誰買”難題
地產(chǎn)采購聽起來非常專業(yè)，但解釋起來也很好理解。采購人的工作總結(jié)起來就三件事：買什么、找誰買、怎么買（包括采購價(jià)格與招標(biāo)形式等）。
“買什么”，一般來說，采購需求由房企的設(shè)計(jì)、工程確定，成本編制采購清單，采購人負(fù)責(zé)收集整理，開展后續(xù)招采工作。所以“找誰買”和“怎么買”才是采購人的高價(jià)值工作。
一、找供應(yīng)商的前提：數(shù)據(jù)多、夠精準(zhǔn)
房企蓋房子，大到鋼筋混凝土，小到五金燈具，需采購的部品加在一起足有上百項(xiàng)之多。每個(gè)部品的生產(chǎn)商，全國范圍少的有上百家，多的達(dá)到幾千家。
這種情況下，如果你是采購人，你會(huì)“找誰買”？
窮盡所有的潛在供應(yīng)商，肯定不現(xiàn)實(shí)。等你把上百個(gè)采購部品的幾萬家公司都瀏覽一遍，土地都被國家收回了。這時(shí)就需要有一種服務(wù)，幫助采購人精選供應(yīng)商，而要實(shí)現(xiàn)“精選”，必須在線上完成。
精選供應(yīng)商的前提有兩個(gè)，一是數(shù)據(jù)足夠多，另一個(gè)是標(biāo)準(zhǔn)必須可靠。在這兩點(diǎn)上，明源云采購平臺(tái)的現(xiàn)有系統(tǒng)完全可以勝任。
從2014年上線到現(xiàn)在，有超過30萬家供應(yīng)商在云采購平臺(tái)注冊(cè)，企業(yè)信息一目了然。在平臺(tái)上，房企還能看到供應(yīng)商的歷史合作數(shù)據(jù)、工商信息、項(xiàng)目案例，可以快速判斷這家供應(yīng)商是不是自己想找的。
二、有了儲(chǔ)備供應(yīng)商，管理更要跟得上
廣州市美林基業(yè)投資有限公司作為明源云采購的資深用戶，過去幾年一直使用平臺(tái)高效尋找供應(yīng)商，體驗(yàn)也非常不錯(cuò)。但是美林基業(yè)旗下?lián)碛凶≌?、文旅、商業(yè)等眾多產(chǎn)業(yè)板塊，供應(yīng)商資源多達(dá)上千家，如果依靠人力管理，顯然是一項(xiàng)大工程。
與很多成長型房企一樣，美林基業(yè)的供應(yīng)商管理主要依靠線下表格。千余家供應(yīng)商信息儲(chǔ)存在一份表格里，大家共享查看、自行搜索。這樣不僅檢索難度大，更新協(xié)同差，而且無法留痕。誰改過表格信息，改了哪些信息，沒辦法同步給其他人。就這樣，美林基業(yè)找到明源云采購，提出了“系統(tǒng)管理供應(yīng)商”的想法。
于是明源云采購耗時(shí)2個(gè)月，把此前的供應(yīng)商庫進(jìn)行了全面升級(jí)，形成了現(xiàn)在的“線上供應(yīng)商管理”。
過去，房企把供應(yīng)商入庫之后統(tǒng)一放進(jìn)收藏夾，既沒有等級(jí)標(biāo)注，排列也沒有規(guī)律。升級(jí)后的“線上供應(yīng)商庫”，可以把供應(yīng)商分成“待審核、待考察、正式、黑名單”4個(gè)等級(jí)。需要采購時(shí)，直接從“正式庫”調(diào)取資源；需要新增供應(yīng)商時(shí)，從“待審核”和“待考察”兩個(gè)庫做進(jìn)一步篩選。
線上供應(yīng)商庫還可設(shè)置管理權(quán)限，只有被授權(quán)的員工才能修改信息。另外，所有對(duì)供應(yīng)商做過的操作都有記錄可查詢，歷史信息一看便知，從根本上杜絕了信息不透明、不留痕的情況。
美林基業(yè)不僅通過新系統(tǒng)把原有供應(yīng)商做了等級(jí)劃分，還根據(jù)供方所在行業(yè)進(jìn)行“服務(wù)分類”的梳理：按照行業(yè)內(nèi)專業(yè)分類的參考，結(jié)合自身業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，將供應(yīng)商按照標(biāo)準(zhǔn)的采購類別進(jìn)行劃分，這樣分門別類，達(dá)成的效果是——哪家做門窗、哪家生產(chǎn)涂料、哪家設(shè)計(jì)園林——都一目了然，查找起來更加便捷。
云采購供應(yīng)商入庫分類設(shè)置
02 房企招投標(biāo)如同打仗
遠(yuǎn)程辦公提升整體效率
解決了“找誰買”的難題，接下來就是“怎么買”。
房企采購時(shí)，招投標(biāo)是最常見的供方篩選手段。房企發(fā)出招標(biāo)需求，符合條件的供應(yīng)商集中報(bào)價(jià)，接著由采購部門牽頭進(jìn)行現(xiàn)場開標(biāo)，根據(jù)報(bào)價(jià)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)確定最終合作方。這樣的做法對(duì)供方最公平，對(duì)房企也最經(jīng)濟(jì)，不過弊端也很明顯。
一、傳統(tǒng)招投標(biāo)流程冗長，轉(zhuǎn)向線上省時(shí)省力
按照傳統(tǒng)的招投標(biāo)做法，從開發(fā)商發(fā)出采購需求，到供應(yīng)商收到需求準(zhǔn)備資料，再把標(biāo)書寄給開發(fā)商，這就要耗費(fèi)1-2周時(shí)間。
接下來，開發(fā)商查看標(biāo)書，針對(duì)問題提出質(zhì)疑，并要求供應(yīng)商修改標(biāo)書進(jìn)行回標(biāo)，又是1-2個(gè)星期過去了。
如果供應(yīng)商回標(biāo)不及時(shí)，開發(fā)商就要挨個(gè)提醒。遇到信息漏看、答非所問的情況，還要進(jìn)行2次、3次回標(biāo)?；貥?biāo)次數(shù)越多，戰(zhàn)線越持久，對(duì)于緊急開工的項(xiàng)目，如此冗長的流程堪稱致命。
等到集中開標(biāo)時(shí)，采購人要把上百頁的紙質(zhì)標(biāo)書看上十幾份，浪費(fèi)紙張不說，對(duì)體力和時(shí)間都是雙重考驗(yàn)。如今加上疫情帶來的不確定性，投標(biāo)人出行受限，線下開標(biāo)的成本更是巨大。
以上繁瑣的招投標(biāo)流程，同樣是美林基業(yè)過去經(jīng)歷的痛點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上，明源云采購優(yōu)化了以往的線上招投標(biāo)流程，除了線上發(fā)標(biāo)、開標(biāo)，還增加了多次回標(biāo)功能，完全滿足房企的招投標(biāo)各環(huán)節(jié)需求。
這種做法，不僅節(jié)省了標(biāo)書和快遞成本，而且各招標(biāo)節(jié)點(diǎn)都有信息推送給開發(fā)商和供應(yīng)商，免去了人工提醒的麻煩。如此一來，招標(biāo)效率大幅提升，成本也有所下降。
二、所有環(huán)節(jié)線上留痕，確保過程公正透明
大家都知道，在招投標(biāo)時(shí)，供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)是行業(yè)大忌。因此房企需要做到全程極致保密，避免信息泄露。但問題是，萬一真的發(fā)生了圍標(biāo)串標(biāo)的情況，房企也無從查證，有時(shí)只能吃啞巴虧。
如果把招投標(biāo)流程搬到線上，情況就不一樣了。供應(yīng)商在進(jìn)行線上回標(biāo)操作時(shí)，系統(tǒng)可以定位回標(biāo)人的IP地址，通過技術(shù)手段識(shí)別圍標(biāo)串標(biāo)的可能。這樣就能提前判斷風(fēng)險(xiǎn)，減少房企的損失。
另外，房企采購一直強(qiáng)調(diào)陽光公正，但只要存在人為操作的空間，就難免出現(xiàn)不透明的環(huán)節(jié)，通過線上招投標(biāo)就能最大程度實(shí)現(xiàn)所謂的公開透明。
更關(guān)鍵的是，房企的所有招標(biāo)數(shù)據(jù)都會(huì)在線上留痕、存檔，想查看的時(shí)候隨時(shí)調(diào)取，不用再翻箱倒柜地找紙質(zhì)檔案，節(jié)省出來的人力就能在其他地方發(fā)揮更大價(jià)值。
美林基業(yè)通過線上招投標(biāo)和在線供應(yīng)商管理，充分利用線上采購的優(yōu)勢，解放了采購部門的人手?，F(xiàn)在只需7個(gè)人，就可以實(shí)現(xiàn)N個(gè)項(xiàng)目的供應(yīng)商管理井井有條，招采工作推進(jìn)如絲般順滑。
三、告別紙質(zhì)報(bào)告，一部手機(jī)就能完成供方考察和評(píng)估
與遠(yuǎn)程招投標(biāo)相呼應(yīng)的，是把供應(yīng)商的考察環(huán)節(jié)徹底移動(dòng)化。
以前的采購人考察供應(yīng)商，需要填寫一堆紙質(zhì)表格，整理的時(shí)候需要特別仔細(xì)，很容易漏填、錯(cuò)填?，F(xiàn)在只要帶上一部手機(jī)，在移動(dòng)考察系統(tǒng)里按要求填寫，哪里該打分、哪里寫評(píng)語、哪里傳照片全都清清楚楚。
考察完成之后，直接從后臺(tái)生成移動(dòng)考察報(bào)告，及時(shí)同步給公司其他人，連交表的環(huán)節(jié)都省了。這樣的便捷辦公流程，誰用了不得說一句“真香”呢？
移動(dòng)考察報(bào)告查看頁面
到這里，“買什么、找誰買、怎么買”的三大任務(wù)雖然完成，但采購人的職責(zé)卻還沒有結(jié)束。
對(duì)于過往合作的供應(yīng)商，采購人還需要針對(duì)他們的履約情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，這涉及未來是否繼續(xù)合作。不過從前給供應(yīng)商打分，容易出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、結(jié)果同步不及時(shí)等情況。
在履約評(píng)估功能板塊中，采購人只需根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)供應(yīng)商“工期、服務(wù)、資信、價(jià)格、質(zhì)量”等多個(gè)合作維度設(shè)置對(duì)應(yīng)的評(píng)分細(xì)則，依次進(jìn)行打分。最后就可統(tǒng)計(jì)出供應(yīng)商評(píng)估的得分情況，生成評(píng)估報(bào)告，直接定級(jí)。既可以自己查閱，還能同步給其他部門的同事和領(lǐng)導(dǎo)。
如此一來，即便在疫情不穩(wěn)定，需要遠(yuǎn)程辦公的情況下，采購人依然可以高效完成自己的工作。
03 結(jié)語
房企面對(duì)的外部環(huán)境仍在不斷改變，就像無法預(yù)知的疫情總在不經(jīng)意間復(fù)發(fā)。我們唯一能做的，便是把逆境當(dāng)做常態(tài)，用逆流而上的心態(tài)，把專業(yè)做到極致。
站在過去的視角，線上招采也許只是房企錦上添花的加分項(xiàng)，現(xiàn)在看來，卻是不得不攻堅(jiān)的必選項(xiàng)。
所以，請(qǐng)積極擁抱變化、主動(dòng)出擊，別做被風(fēng)浪困在港口的那艘帆船。
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