采購管理政策是指導采購工作和原則性文件，采購管理制度是實施采購工作的具體規(guī)范和指導性文件。作為一名長期從事企業(yè)采購與供應鏈管理的專職人員，本文從系統(tǒng)角度對采購管理相關制度進行詳細分析闡述，并把本人曾任一大型單位采購總監(jiān)時制定的相關制度作為案例。

一、采購管理定義

采購，是指企業(yè)為保證正常生產和正常經營，在一定的條件下從供應商或市場獲取原料、產品或服務的過程。

采購管理是為達成采購目標的一個系統(tǒng)過程，有自己的運作流程和運作模式。包括采購計劃與預算、訂單跟蹤、成本控制、采購質量、委外加工、租賃、采購結算管理等。需要合格的管理人員、一系列的流程和制度等。

二、目的及適用范圍

采購管理的目標是以總成本最低的方式為企業(yè)提供滿足需要的原料和服務。采購管理不僅僅是采購部門的事情，需要企業(yè)整體的努力。

本制度是采購管理的框架性文件，采購管理總部和業(yè)務單位可根據(jù)業(yè)務實際制訂實施細則。

本制度適用于集團一切廣義與采購相關活動。

三、采購管理業(yè)務內容

為了實現(xiàn)采購管理，需要有相應的業(yè)務模式與組織架構。根據(jù)集團現(xiàn)有組織架構與分工，采購管理業(yè)務框架圖如下：

3.1 采購管理組織

采購管理組織是采購管理最基本的組成部分，各企業(yè)根據(jù)企業(yè)的具體架構及功能進行設置。詳見架構與組織分工章節(jié)有舉例分析。

3.2 需求分析、資源市場分析

需求分析指采購什么原料、數(shù)量、時間、地點、價格等，貨源市場分析指供應商資源現(xiàn)狀分析、價格比較、運輸及質量能力等分析。

3.3 采購實施作業(yè)（品類開發(fā)+采購作業(yè)）

指供應商開發(fā)與選擇、價格談判與確定、合同簽署、采購訂單下達、采購作業(yè)實施、收貨與質量檢驗跟蹤、采購結算管理等。

3.4 采購管理與監(jiān)控

采購監(jiān)控是指對采購活動進行的監(jiān)控活動，包括對采購有關人員、采購資金、采購過程的監(jiān)控。

四、架構與組織分工

4.1 組織架構

根據(jù)集團業(yè)務模式，采購工作采用集中采購和分散采購兩種方式。下面是本人曾主持一家大型單位的采購組織架構與分工。

集團設采購管理總部作為職能總部，主責采購戰(zhàn)略制訂，與集團采購業(yè)務相關的共性流程制訂、資源管控、采購作業(yè)等。

各業(yè)務單位設立采購部，主責品類開發(fā)、成本管控等。原則上各獨立核算單位均需設置專職采購人員，不具備條件的，設置兼職采購人員。

4.2 各部門職能分工

1) 采購管理組

• 圍繞集團戰(zhàn)略，進行采購戰(zhàn)略及采購政策的制訂。
• 根據(jù)提報與建議，審核確定戰(zhàn)略供應商。
• 大宗原料采購方案參與與指導。

2) 采購管理總部

• 配合集團進行采購戰(zhàn)略及采購政策等的制訂。
• 采購系統(tǒng)人員培養(yǎng)、培訓。
• 集團各公司采購相關共性流程與制度制訂、執(zhí)行跟進、修正。
• 供應商資源庫組建與管理，供應商檔案管理。
• 根據(jù)集團及采購管理組要求，戰(zhàn)略供應商的開發(fā)、建議與培養(yǎng)。
• 行情分析與價格監(jiān)督，對市場及實際采購成本的波動作出分析并報告。
• 采購訂單作業(yè)的執(zhí)行實施。
• 配合財務做好供應商付款及帳目的管理。

3) 業(yè)務單位采購部

• 按集團相關流程，結合業(yè)務單位實際，編制并執(zhí)行相關實施辦法或細則。
• 供應商資源的開發(fā)、日常考核考評、淘汰等管理。
• 按品牌或業(yè)務單位需求，新品類、新產品開發(fā)。
• 按業(yè)務單位計劃，采購成本的控制與實施。
• 采購合同的談判、合同工作流發(fā)起。
• 采購作業(yè)執(zhí)行過程中產品質量、數(shù)量、價格等問題與供應商的協(xié)調處理。

五、采購實施工作的主要職責

5.1 新品牌、新產品開發(fā)。配合研發(fā)部門、品牌部門要求，選擇合適的供應商，確保按期、成本控制要求、質量要求等完成開發(fā)。

5.2 物資供應。確保企業(yè)所需的各種物資的供應，是采購管理工作的一項最重要、最基本的任務。

5.3 供應商管理。供應商作為集團的戰(zhàn)略資源，是采購管理的核心工作之一。供應商選擇、供應商日常管理維護、供應商淘汰等全過程管理。

5.4 成本控制。成本是指供應鏈總成本，采購價格只是其中一部分。采購管理的基本目標是供應鏈總成本最低。

5.5 庫存管理與資金占用。庫存作為一個重要節(jié)點，側面反映了采購訂單管理、供應商綜合能力、采購管理組織的真實水平。

六、采購原料分類

根據(jù)集團業(yè)務類型，從供應鏈角度，采購業(yè)務可分為以下八大類：

6.1 生產原料類。指工廠、研發(fā)、品牌等單位用生產類原料。

6.2 開業(yè)物品類。指加盟店開業(yè)所有物品，包括設備、桌椅、燈箱、宣傳用品等。

6.4 物流運輸類。包括干線物流、中繼配送、中繼倉庫及辦公場所租賃等。

6.5 營銷費用類。包括各類廣告費用、網站建設維護管理、展會等。

6.6 固定資產類。包括財務總部制訂《集團固定資產管理制度》界定品類，廠房租賃，相對長期固定辦公場所租賃等。

6.7 貿易類。泛指國外采購，通過進口完成的品類。

6.8 其它類。上述七大類之外其它采購，主要包括食堂、班車、易耗品、辦公用品采購等。

七、采購管理相關流程與制度匯總

7.1 采購管理相關流程與制度分為三個層級：

第一層級：框架文件。為指導性文件，一般由集團總裁辦、采購管理組、采購管理總部等制訂。該層級文件由總裁核準。

第二層級：基礎文件。根據(jù)框架文件或部門職能，由相應職能部門制訂。如財務總部制訂的付款流程等基礎文件。法務制訂的合同管理制度為基礎文件。職能部門負責人審核，總裁核準。

第三層級：操作文件。指根據(jù)基礎文件，結合業(yè)務實際，由相關職能部門或各業(yè)務單位制訂的操作性文件。職能部門負責人審核，業(yè)務單位負責人或相應職能部門負責人核準。

7.2 采購管理相關制度和流程匯總，匯總文件存放于采購管理總部規(guī)章制度－OA文件柜。

1) 《采購管理制度》－采購管理總部制訂，是采購管理的框架性文件。

2) 《合同管理辦法》－法務總部制訂，是采購合同管理的基礎性文件。

3) 《采購合同管理實施細則》－采購管理總部根據(jù)《合同管理辦法》制訂，是采購合同談判、簽署與執(zhí)行的操作性文件。

4) 《采購合同審批工作流》－一OA流程，采購管理總部根據(jù)《采購合同管理實施細則》制訂，是采購管理的一操作流程。

5) 《集團采購付款流程規(guī)范》－財務總部制訂，規(guī)范采購付款程序的一基礎制度。

6) 《采購付款工作流》－根據(jù)《集團采購付款流程規(guī)范》，財務總部制訂的一采購管理操作流程。

7) 《采購成本控制管理制度》－采購管理總部制訂，是集團采購成本管理的一基礎文件。業(yè)務單位可據(jù)此制訂相關實施細則。

8) 《供應商資源庫管理辦法》－采購管理總部制訂，是規(guī)范集團采購管理，規(guī)避供應商管理風險，對供應商資源集中進行集中管控的操作文件。

9) 《供應商管理制度》－采購管理總部制訂，包括供應商開發(fā)、日常管理、考評考核、淘汰等的供應商管理基礎文件。

10) 《采購作業(yè)管理辦法》－采購管理總部制訂，是按ERP流程規(guī)范采購作業(yè)秩序的一操作文件。

11) 《網絡采購管理辦法》－結合網絡采購趨勢，采購管理總部制訂的一份關于加強和規(guī)范網絡采購的操作性文件。

12) 《集團固定資產管理制度》－財務總部制訂，固定資產采購實施的基礎文件依據(jù)。

13) 《房屋租賃管理》《設備設施租賃管理》－行政總部制訂，規(guī)范房屋和設備設備租賃業(yè)務的制度。

14) 《檔案管理制度》－行政總部制訂，與采購管理有關的檔案管理實施細則制訂的基礎文件依據(jù)。

15) 《委外加工管理辦法》－業(yè)務單位與職能總部一起制訂，指導規(guī)范委外加工管理的基礎性文件。

16) 各類格式合同－法務總部核準，合同簽署文件的操作性文件。詳見《格式合同》、《采購合同管理實施細則》。

以上16項制度文件范本陸續(xù)整理后發(fā)出，供參考。

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