疫情時(shí)期是很多數(shù)企業(yè)的嚴(yán)冬，無論是企業(yè)原料采購還是家庭生活物資采買，讓很多企業(yè)管理人員切身體驗(yàn)了“有錢買不到”、“能買到這個(gè)就不錯(cuò)了”、“囤的用不上，需要的沒庫存”的囧境。隨著國際局勢(shì)日益復(fù)雜，黑天鵝的事件概率增大，中長(zhǎng)期看企業(yè)采購面臨的“不可抗力”可能會(huì)越來越多，企業(yè)采購策略是否能夠應(yīng)對(duì)這些潛在的危機(jī)，值得思考。
別讓最了解自己的人成為對(duì)手
切實(shí)可用的采購策略必須結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況、區(qū)域行業(yè)特征制定。此刻我們可以思考下，對(duì)于自己企業(yè)所涉及的采購關(guān)鍵數(shù)據(jù)是否了然于胸？占采購金額最大的是什么？哪些物資最為關(guān)鍵？下面用某餐飲公司的歷史采購數(shù)據(jù)案例作分析，看看自身是否存在這樣的問題？
“我干了十多年廚師，有啥我不清楚的？”
A公司，在中西部某市共有7家餐飲門店，定位大眾消費(fèi)的中餐及各類宴席，年采購額約0.6億元，涉及采購單品2400多個(gè)。因競(jìng)爭(zhēng)激烈，采購成本偏高，導(dǎo)致營(yíng)利逐年下降，出現(xiàn)危機(jī)。調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)A公司有簡(jiǎn)單的進(jìn)銷存系統(tǒng)，但從未對(duì)采購數(shù)據(jù)分析過。采購負(fù)責(zé)人根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于五花肉和包子粉格外的關(guān)注，認(rèn)為這兩樣是關(guān)鍵原料，餐飲相關(guān)的無非是肉、菜、調(diào)料，都是些農(nóng)副產(chǎn)品，價(jià)格也是隨行就市研究那些數(shù)字沒有意義。
2/8法則+ABC分類，就這么簡(jiǎn)單？
全世界大約80%的財(cái)富掌握在20%的人手中，這句話很多人應(yīng)該都聽過，這就是2/8法則。通過EXCEL的簡(jiǎn)單處理得出讓A企業(yè)負(fù)責(zé)人和廚師長(zhǎng)驚訝的數(shù)據(jù)：
序號(hào) | 類別 | 單品名稱 | 總金額（萬元） | 總金額占比 |
1 | 海鮮類 | 鱸魚 | 200.0761 | 3.437% |
2 | 大肉類 | 五花肉 | 175.2121 | 3.010% |
3 | 燃料類 | 天然氣 | 170.5812 | 2.930% |
4 | 油類 | 色拉油（20L） | 143.7529 | 2.470% |
5 | 其他食品類 | 片皮鴨 | 117.2874 | 2.015% |
6 | 其他食品類 | 烤鴨 | 102.4154 | 1.759% |
7 | 海鮮類 | 基圍蝦 | 98.63016 | 1.694% |
8 | 海鮮類 | 鱘魚 | 97.84853 | 1.681% |
9 | 凍品類 | 羊排（71型） | 86.84539 | 1.492% |
10 | 大肉類 | 豬肘子（鮮） | 86.54761 | 1.487% |
1、A企業(yè)全年采購單品2282種，采購額約5800萬
2、采購金額排名前187個(gè)單品，占了全年采購的80%
3、廚師長(zhǎng)關(guān)注的五花肉和包子粉分別位于第2位和第48位
4、沒怎么關(guān)注過的鱸魚、天然氣、色拉油、烤鴨、基圍蝦、鱘魚、羊排都排在前列，這9個(gè)單品占了全年總采購金額的18.97%。
接下來，把這這些單品按金額占比分類
A類占采購金額70%的前116個(gè)單品，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)管理控制，重視單價(jià)，關(guān)注相關(guān)資訊，保證供給，調(diào)節(jié)采購方式。
B類占采購金額20%的排名117-338的單品，予以一定的關(guān)注，定期考察相關(guān)價(jià)格，保證供給。
C類占采購金額10%的排名339-2282的單品，可采用分包形式，關(guān)注供應(yīng)商管理即可。
“數(shù)據(jù)能當(dāng)飯吃還是能當(dāng)錢花？”
首先引入一個(gè)概念效用費(fèi)用比，既做一件事情所達(dá)到的效果，和需投入的費(fèi)用相除。對(duì)于A公司通過營(yíng)銷手段提高凈利潤(rùn)，假設(shè)A公司每年投入200萬元營(yíng)銷費(fèi)用，提高500萬元的凈收益，效果費(fèi)用比=500/200=2.5。
再通過采購角度用數(shù)據(jù)試試看
僅對(duì)色拉油、鱸魚和鱘魚全年用量進(jìn)行招標(biāo)，現(xiàn)有價(jià)格的95折作為標(biāo)底（已經(jīng)提前做過價(jià)格調(diào)查），質(zhì)量和服務(wù)要求不低于現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于很多供應(yīng)商很有吸引力。即使外包招標(biāo)工作，全部代理費(fèi)不超過3萬元，僅這三項(xiàng)節(jié)約22萬元，費(fèi)用3萬元。效果費(fèi)用比=22/3=7.3。如果將A、B類中可以招標(biāo)的單品分類組合，效果應(yīng)該是比較可觀的。
細(xì)心的讀者可能已經(jīng)感覺到了，是的對(duì)于A公司目前的狀態(tài)來看，通過數(shù)據(jù)去規(guī)范、調(diào)整采購策略增加的凈利潤(rùn)遠(yuǎn)比通過營(yíng)銷手段增加的凈利潤(rùn)難度低、空間大。
“就這么簡(jiǎn)單能把錢省了？”
數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單匯總排序，就已經(jīng)邁出了科學(xué)管理，客觀分析的大門。至于是否能剩下錢這得看A企業(yè)的決心和采購團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力了。再來看看這些數(shù)據(jù)還能怎么用？
1、 提高盤庫水平。
有了進(jìn)銷存的原料數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)物盤點(diǎn)，更容易發(fā)現(xiàn)那個(gè)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)的賬物不符，后廚領(lǐng)料卻沒有登記？還是倉庫收貨時(shí)磅秤不準(zhǔn)？
2、 需求預(yù)測(cè)。
菜品的消費(fèi)和季節(jié)地區(qū)都有很大關(guān)系，通過導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，可以把每個(gè)門店、各月份的采購單品拉出分析。我們繼續(xù)做簡(jiǎn)單的事情，運(yùn)用前面的2/8法則和ABC分類，可以看到很多有趣的現(xiàn)象，例如春節(jié)前后的調(diào)味品消耗差，小長(zhǎng)假期間的羊排消耗量的激增。這些都是周期性較強(qiáng)的，且可以存儲(chǔ)的單品。
3、 用料異常監(jiān)控。
通過各門店橫向數(shù)據(jù)對(duì)比可以發(fā)現(xiàn)更有意思的現(xiàn)象。東區(qū)店的包子粉用量最大包子賣的好，西區(qū)店的羊頭賣的多那邊人愛吃這個(gè)，南區(qū)的鹽用的是其他店的5倍？查實(shí)后發(fā)現(xiàn)，原來這個(gè)南區(qū)新來的廚師長(zhǎng)用鹽撒地，據(jù)說可以防滑。
4、 采購績(jī)效指標(biāo)。
采購的績(jī)效一直是人資的難題，對(duì)于A公司，基于供應(yīng)商沒有整合，數(shù)據(jù)從未梳理，以當(dāng)年綜合單價(jià)作為績(jī)效指標(biāo)是有可行性的。
5、 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化。
無論是在哈爾濱還是?？?，肯德基吃到的薯?xiàng)l味道幾乎沒有區(qū)別。東區(qū)門店暢銷兩個(gè)月的江湖毛血旺，因主廚被挖，口味偏離，消費(fèi)者可不會(huì)買賬，他們只會(huì)覺得A企業(yè)的這個(gè)店菜不好吃了，不去或者少去。把最好的口味固定化，慢慢品牌化是很多中餐企業(yè)的愿景。A企業(yè)想要達(dá)成，這些數(shù)據(jù)便是跨不出的一道坎。
“今晚拉2萬斤白砂糖回來”
A企業(yè)咨詢期間，新聞持續(xù)報(bào)道云南旱災(zāi)、新疆雪災(zāi)、廣西部分地區(qū)洪災(zāi)的信息，云南廣西是我國主要的甘蔗產(chǎn)地，新疆是主要的甜菜產(chǎn)地，這兩種農(nóng)作物的產(chǎn)品都是白砂糖。白砂糖占A企業(yè)年采購金額排名的第71位，年采購量4.8萬斤，采購額約17萬元。雖然金額不算大，但白砂糖是中餐不可或缺的基礎(chǔ)調(diào)味品，后續(xù)的操作不用贅言了。這次僅是收看新聞聯(lián)播加初中地理課本知識(shí)便讓A企業(yè)躲過了那次著名的“糖高宗”漲價(jià)危機(jī)。
數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)，如同體檢指標(biāo)對(duì)于人體。
取得客觀真實(shí)的數(shù)據(jù)后，經(jīng)過分析診斷，通過改善企業(yè)的采購體系，提高企業(yè)綜合實(shí)力才是最終目標(biāo)。
這個(gè)系列旨在為那些處于艱難期間的中小企業(yè)提供一些思考和啟發(fā)，所有沒有讓我們毀滅的打擊，都會(huì)化成養(yǎng)分讓我們強(qiáng)大！
作者：韓嘯 來源：采購從業(yè)者
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